Článek
„Řada živnostníků stále vystavuje faktury ručně a neváhá je včetně vloženého podpisu posílat v klasickém Wordu či Excelu, navíc bez zablokování možnosti dalších úprav. Už tím se vystavují riziku, že si jejich fakturaci druhá strana upraví ve svůj prospěch,” upozornil na překvapivě častou chybu podnikatelů Ján Kriváň, ze společnosti Solitea.
V číslování faktur musí být posloupnost
Další častou chybou, která podnikatelům způsobí nepříjemnosti u finančního úřadu v horším případě doprovázené peněžní sankcí, je nesprávné číslování faktur. Ty totiž musí plynule navazovat v číselné řadě, i když živnostník v jednom měsíci fakturuje pro více odběratelů.
„Můžete vést i několik řad najednou, důležitá je ale správná posloupnost. Pokud se v čísle spletete a faktura už je u odběratele, zkuste se domluvit na stornu a vystavte novou. Pokud ovšem na chybu přijdete až po delší době, budete muset vystavit opravný doklad, kterým chybu transparentně přiznáte. Může se stát i to, že vám odběratel za zboží či službu nezaplatí. V takovém případě určitě není vhodné neuhrazenou fakturu z účetnictví mazat,” doporučil Kriváň.
Paušální daň: nový živnostník nečeká
Kdo je kdo
Někteří živnostníci při vystavování faktury často chybují ve správném označení dodavatele a odběratele.
OSVČ poskytující službu musí uvést jméno, adresu podnikání a IČO, pokud jej má přiděleno, u odběratele pak záleží na jeho právní subjektivitě. Chytré aplikace umějí aktuální údaje o obou stranách automaticky vytáhnout z Administrativního registru ekonomických subjektů (ARES), a opět tak snížit riziko omylu.
Předmět plnění musí být konkrétní
Vystavené faktury poměrně často obsahují další nedostatek, kterým je nekonkrétní popis fakturované služby či zboží. Problémem to pak může být zejména pro odběratele, který se v případě auditu vystavuje podezření a postihu za to, že vyplatil peníze neoprávněně například za fiktivní službu.
„Předmět plnění by proto měl být popsán co nejkonkrétněji, nestačí například jen uvést marketingové služby. Ideální je, pokud dodavatel k faktuře přidá i přílohu například se skeny, výkazem hodin práce či fotodokumentací,” dodal Kriváň.
Pohlídejte si DPH a správné datum
Pokud je dodavatel plátcem DPH, musí na faktuře kromě data vystavení dokladu uvést také tzv. datum uskutečnění zdanitelného plnění. Standardně se tím rozumí skutečný termín dodání zboží nebo služby, i když z této definice existuje i řada zákonných výjimek.
Faktura musí být podle zákona vystavena nejpozději do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat plnění.
Jaké se dělají nejčastější chyby při placení záloh paušální daně
Zkontrolujte správnou adresu
Může to znít jako banalita, ale to, že vaše faktura dorazí tam, kam má, je prvním předpokladem k tomu, že dostanete za své služby či zboží zaplaceno včas.
Potvrďte si s odběratelem přímo ve smlouvě, že fakturu můžete posílat elektronicky na konkrétní emailovou adresu. Podle zákona by měl i k tomuto běžnému postupu dát výslovný souhlas.
Papíry vás zavalit nemusí
Fyzické osoby – podnikatelé mají povinnost uchovávat vystavené faktury v závislosti na různých okolnostech až po dobu 10 let pro případ daňové kontroly. Jde o dlouhou dobu, po kterou musíte zálohovat účetní data na počítači či externím disku, myslet na jejich přenos při obměně hardwaru nebo archivovat vytištěné doklady v šanonech.
Výhodnější je proto používat různé fakturační aplikace, které využívají cloudová úložiště a každou vaši fakturu zazálohují automaticky.