„Řešili jsme i složitější požadavky, třeba komunikaci s celní správou. Klientovi se vracely obrazy ze zahraničí a na hranicích vznikly určité potíže,“ prozrazuje virtuální asistentka Nieslaniková. „Je to stejné, jako když má šéf vlastní sekretářku, ta také obstará spoustu věcí. Na nás můžete delegovat úkol nebo projekt a my ho za vás zařídíme a vyřešíme. V podstatě jsme takoví hodinoví produkční.“

Dovolená bez starostí

Týdně firmu osloví stovky lidí. Někdy jen s malými požadavky, například s doručením květin té správné osobě, s hledáním instalatéra na opravu kapajícího kohoutku nebo paní na hlídání či na úklid. „Snažíme se oslovovat kvalitní agentury a dodavatele, ale s tím bývá často kříž a je to velice náročné. Držíme se těch, kteří se nám osvědčili,“ přiznává.

Díky službě je možné nechat si naplánovat třeba dovolenou. „Není to tak dávno, co lidé chodili do různých agentur a cestovek a přímo na místě si kupovali letenky. Dnes se vše zařizuje přes internet, a ne každý se na něm dobře orientuje,“ myslí si Nieslaniková.

Asistenti kromě vyhledání vhodných letenek také zabukují hotel a najmou auto, vytvoří časový harmonogram a doporučí zajímavá místa. Sazba za službu je 250 korun na den pobytu. VIP balíček služeb, kdy se nemusíte starat vůbec o nic, přijde na pět tisíc.

Úkoly testovali na rodině

„Od loňského ledna máme zpoplatněný provoz. Předtím jsme zkoušeli, jak by koncept asistenta a kurýra mohl fungovat. Zpočátku jsme plnili úkoly našich rodin, přátel a známých. Následně jsme od nich dostávali zpětnou vazbu a testovali na nich, jak máme pracovat. Když s námi byli spokojeni, řekli o nás dalším lidem, na to se nabalily reklama a marketing,“ vzpomíná Nieslaniková, která do firmy nastoupila před rokem a půl, předtím se živila coby manažerka staveb. Stejně jako jejích šest kolegů musí být hlavně schopný organizační typ. Klienti virtuálního asistenta nejčastěji žádají o pomoc s úředními záležitostmi. Někdy stačí poskytnout plnou moc a kurýr vše vyběhá za vás, jindy asistentka zjistí všechny potřebné informace.

„Myslím, že naši zákazníci mají často zkreslenou představu o tom, kolik času skutečně zabere vyřízení jednotlivých úkolů. Člověk si sice řekne, že jde jen o jeden telefonát, jenže napoprvé se nedovoláte, následně vás čtyřikrát přepojí na někoho, kdo vám neumí odpovědět, a z tří minut je najednou půlhodina.“

Na druhou stranu je i komunikace s úředníky dovednost, která se dá zlepšovat. „Už vím, na co se mám ptát a jakým stylem. Ze začátku se mi stávalo, že jsem po skončení telefonátu zjistila, že nemám všechny potřebné informace.“