Poměrně často jezdím v rámci svého zaměstnání na služební cesty. Dosud jsem byl zvyklý, že před každou cestou mi zaměstnavatel vypsal tzv. cesťák, kde stanovil, odkud mám vyjet, kde mám bydlet apod. a když jsem se vrátil, všechno mi proplatil podle předložených účtů. Od nového roku ale zavedl něco jako „paušalizace cestovních náhrad“ – co to ale pro mě znamená?

Poskytování denního/měsíčního paušálu

Zákoník práce v určitých případech umožňuje zaměstnavatelům poskytovat cestovní náhrady paušálně. Zaměstnavatel v takovém případě hradí zaměstnancům cestovní náhrady nebo jejich jednotlivé složky (stravné, jízdné, za ubytování) pevnou měsíční/denní částkou (paušálem) bez ohledu na jejich skutečnou výši, kterou zaměstnanec v daném měsíci/dni vynaložil.

Podmínky paušalizace

Paušalizací nesmí docházet k poškozování zaměstnance (snížení jeho nároků pod úroveň zaručenou zákoníkem práce). Proto je paušalizace cestovních náhrad možná pouze v případě, že zaměstnanci vzniká opakovaně a pravidelně právo na cestovní náhrady za srovnatelných podmínek (typicky když zaměstnanec pravidelně jezdí na jedno místo a je ubytován pokaždé ve stejném ubytovacím zařízení).

V případě, že zaměstnavatel cestovní náhrady (příp. některé jejich složky) paušalizuje, musí být vždy schopen na požádání prokázat, jak paušální částku vypočítal - typicky doklady vztahujícími se k pracovním cestám zaměstnance během posledních několika měsíců před zavedením paušalizace. Naopak zaměstnanci jsou povinni i v případě paušalizace všechny náklady pracovní cesty vyúčtovat.

Změna podmínek

Pokud by ale zaměstnanec vyjel na pracovní cestu za jiných podmínek, než ze kterých při výpočtu paušálu zaměstnavatel vycházel (například z důvodu neplánované pracovní cesty do jiného místa, jiného ubytovacího zařízení, na pracovní cestě strávil delší dobu než obvykle, je určen jiný dopravní prostředek apod.), je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady podle obecných zásad.

V případě, že se podmínky pracovních cest změní (dojde ke zvýšení/snížení počtu pravidelných pracovních cest, změní se vzdálenosti, způsob dopravy apod.), je zaměstnavatel povinen paušál přepočítat.

Cestovní příkaz není třeba

Cestovní příkaz – často nazývaný jako „cesťák“ – je dokument, ve kterém zaměstnavatel určuje podmínky, za kterých je zaměstnanec na pracovní cestu vyslán a ze kterých se posléze vypočítá výše cestovních náhrad (dobu a místo, kde má zaměstnanec na pracovní cestu nastoupit, způsob dopravy a ubytování apod.).

Pokud je však výše cestovních náhrad nezpochybnitelná, pak není nutné cestovní příkaz k jednotlivým pracovním cestám vydávat (s výjimkou případu, kdy o něj zaměstnanec přesto požádá). To platí i v případě pracovních cest, pro které byly cestovní náhrady paušalizovány.

Přesto však doporučujeme, aby zaměstnavatel (např. interním pokynem) vždy stanovil podmínky, za kterých se mají pracovní cesty uskutečnit – předejde se tím možným sporům o výši cestovních náhrad, resp. nutnosti přehodnocení paušálu.

Odpovídala Romana Náhlíková Kaletová z advokátní kanceláře Randl Partners, člen Ius Laboris

Máte nějaký dotaz z oblasti vztahů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem? Stručně jej popište a zašlete na e-mail kariera@novinky.cz. Pokusíme se všechny dotazy přečíst a ty nejzajímavější najdete v rubrice Kariéra i s odpověďmi renomovaných odborníků. Nepište ale přímo na adresu advokátní kanceláře, kterou vidíte v tomto textu! Agendu spojenou s dotazy do Poradny vyřizuje pouze redakce Novinek.cz.