Pracuj pilně a úspěch se dostaví! Vedeni tímto mentorujícím heslem, které si mnohdy podvědomě spojujeme s výstražně vztyčeným rodičovským prstem, tráví mnozí z nás dlouhé hodiny na pracovišti ve snaze zajistit si postup na kariérním žebříčku.

Nic proti pilné práci, je ale vysilující plahočení jediným způsobem, jak dosáhnout kýženého výsledku? Co kdybychom namísto namáhavé dřiny pracovali chytřeji a dosáhli s menším úsilím ještě lepších výsledků?

Abychom to dokázali, musíme změnit svůj styl práce. Někdy to znamená pracovat rychleji, jindy zvýšit soustředění, ale v každém případě je užitečné strávit více času plánováním a přemýšlením o smysluplnosti toho, co děláme, a ne se bezhlavě vrhat na každý nový úkol.

Zaměřit se na podstatné

Základním předpokladem zvýšení efektivity práce je zbavit se vyrušování. Nejčastějšími viníky, kteří odvádějí naši pozornost od daného úkolu, jsou e-maily, telefony, návštěvníci a někdy i naše vlastní liknavost.

Úspěšní šéfové mají jeden společný zvyk, a to že si několik hodin nejproduktivnějšího času rezervují sami pro sebe, respektive pro soustředěnou práci na důležitém úkolu. Zavřou dveře, vypnou telefon a plně se soustředí na řešený problém.

Jednou z obecně vžitých falešných představ je domněnka, že budeme-li dělat víc věcí najednou, budeme výkonnější. Omyl. Studie prokázaly, že zvýšení produktivity je v tomto případě navýsost iluzorní a spočívá jen v našem osobním pocitu větší vytíženosti.

Objektivně měřeno však přeskakováním z jednoho problému na druhý nepostoupíme výrazněji kupředu v řešení ani jednoho. Ostatně už naši předkové si osvojili tuto moudrost a vtělili ji v přísloví „mnoho psů, zajícova smrt“.

Aktivita versus produktivita

Jedním ze způsobů, jak pracovat chytřeji, je naučit se rozlišovat mezi pojmy být činný a být produktivní. Činní jsme, kdykoli vyvíjíme nějakou činnost, ale produktivní pouze tehdy, jestliže tato činnost přináší konkrétní výsledky z hlediska sledovaného cíle. Tím může být zisk společnosti anebo posílení loajality klientů vůči firmě.

Vezměme si například už vzpomínané e-maily. Četba a psaní e-mailů jsou bezesporu činností, která nás cele pohltí a při níž máme pocit smysluplné práce. Strávíme-li však elektronickou poštou řekněme dvě hodiny denně, je to čtvrtina naší pracovní doby, a pokud výsledkem není zajištění minimálně čtvrtiny našich plánovaných denních příjmů, pak se jedná z hlediska produktivity o ztrátový čas. To ostatně platí i pro jiné činnosti.

Paretův princip

Na počátku minulého století italský ekonom Vilfredo Pareto vytvořil matematický vzorec odrážející nerovnoměrné rozložení bohatství v jeho zemi, který vyjadřoval skutečnost, že dvacet procent obyvatel vlastní osmdesát procent bohatství.

Od těch dob Paretovi následovníci, mezi nimi především Američan Joseph Juran, pravidlo dále rozpracovali, takže dnes je všeobecně uznávaným principem měření efektivity, který bychom mohli shrnout do definice, že osmdesát procent výsledného zisku je tvořeno pouze dvaceti procenty činností. Problém je ovšem v tom, jak určit, které činnosti spadají právě do oněch kýžených dvaceti procent.

Julie Morgensternová, specialistka na časový management, doporučuje ve své knize Nikdy nekontroluj e-maily po ránu, aby se manažeři nenechali hned po příchodu do práce vtáhnout do této „kultury neustálých odpovědí“, ale věnovali svůj nejproduktivnější čas řešení důležitějších a koncepčních úkolů.

Morgensternová doporučuje každý nový pracovní úkol posuzovat z hlediska čtyř Z: zamítnout, zdržet, zadat a zjednodušit.

Zamítnout znamená položit si otázku, zda je vůbec třeba se problémem zabývat. Zdržet předpokládá posoudit možnost odložení úkolu na vhodnější dobu – ne všechny úkoly jsou stejně naléhavé. Zadat souvisí se schopností delegovat některé činnosti na podřízené. A zjednodušit vyžaduje zamyslet se nad tím, co je podstatou problému a zda k jeho vyřešení nevede jiná, jednodušší cesta.

Umění říci ne

Rozhodující je však identifikovat zmíněných dvacet procent nejproduktivnějších činností a na ně se soustředit Mnozí lidé se obávají odmítnout nové a nové úkoly či žádost kolegů o pomoc ze strachu, že budou považováni za nespolehlivé nebo dokonce hrubé.

Vytvořili-li jste naději, kterou nejste schopni splnit, vytvořili jste si problém!

Chceme-li však zvýšit svou produktivitu, je lepší říci rozhodné ne hned na začátku než na všechno kývnout a pak dodatečně zjistit, že nejsme schopni přijaté úkoly splnit v požadované kvalitě anebo termínu. Výsledek je o to horší, že zklamání nad nedodrženými sliby se vždy obrátí proti nám zcela ve smyslu zásady – vytvořili-li jste naději, kterou nejste schopni splnit, vytvořili jste si problém!

Naučte se proto říkat ne a budete mít více času na ty činnosti, které vás přibližují naplnění vašich cílů.