Článek
- Při odesílání zprávy vždy specifikujte "Věc". Příjemce tak hned bude vědět čeho se e-mail týká, aniž by si ho musel okamžitě celý přečíst.
- Délka zprávy by měla odpovídat smyslu zprávy (např. dotaz by měl být co nejvýstižnější a co nejstručnější).
- Obsah e-mailu by měl vždy odpovídat tématu dopisu specifikovaném v položce "Věc".
- Delší zprávy rozdělte do více logických celků oddělených odstavci či vložením prázdného řádku.
- Především při psaní oficiálních e-mailů se snažte dodržovat pravidla pravopisu.
- V případě, že odpovídáte na některý e-mail, vložte do odpovědi i dostatečnou část původní zprávy, aby příjemce pochopil, na co vlastně reagujete.
- Graficky odlište původní text od odpovědi, aby se příjemce ve zprávě lépe orientoval. Obvykle se používá znak ">" na počátku každé řádky převzaté zprávy.
- Zejména u firemních dopisů je vhodné ke každému e-mailu připojit signaturu obsahující název firmy a kontaktní údaje. Signatura by však měla obsahovat jen nejdůležitější údaje a neměla by být delší jak 5 řádků.
- Před odesláním e-mailu si vždy ještě jednou zkontrolujte, zda ho posíláte na správnou adresu. Např. osobní odpověď autorovi příspěvku v diskusní skupině není vhodné posílat všem účastníkům diskusního fóra.
- Pokud posíláte stejnou zprávu více lidem, do políčka "To" napište adresy těch lidí, od kterých očekáváte odpověď. Do políčka "Cc" napište adresy těch lidí, kterým dáváte e-mail na vědomí, ale neočekáváte od nich odpověď. A políčko "Bcc" používáme v případě, že nechceme, aby adresát e-mailu viděl všechny příjemce. Poštovní server při odesílání zprávy adresy z tohoto políčka odstraní a tak příjemce neví, že tento e-mail dostal i někdo další.
- Některé poštovní programy umožňují zaslání doručenky (informace o přečtení zprávy) odesilateli, ale používání doručenky se nepovažuje za etické a z tohoto důvodu se doporučuje tuto funkci nevyužívat. Kromě toho ani nefunguje ve všech programech.
- Prostřednictvím elektronické pošty není vhodné rozesílat e-maily s velkými přílohami (nad 1 MB). Pokud přeci jen potřebujete zaslat nějaký větší soubor, nejprve se domluvte s příjemcem.
- Vyvarujte se hromadného zasílání nevyžádaných reklamních e-mailů. To je hrubé porušení netikety!
Pokud si myslíte, že jsem ještě nějaké důležité pravidlo zapomněl, podělte se o něj s čtenáři v diskusi pod článkem.
