Svět je již tak přetechnizovaný, navzájem propojený, že si mnozí z nás říkají, že další vývoj si už nedokážou představit, natož aby ho očekávali bez obav a s radostí.

Je faktem, že i dnešní třicátníci, kteří měli to štěstí, že rozvoj výpočetní techniky je zastihl v době studií, se přestávají v těchto technologiích orientovat, a zatímco ještě před pár lety prahli po tom vědět, jak tyto věci fungují, staví se dnes do role prostých konzumentů.

Doma si tento postoj můžeme dovolit, ovšem jde to i na pracovišti? Časté jsou stížnosti pracovníků administrativních profesí, že se jim nedaří zvládat nával informací a požadavků, nutných pro práci s podnikovým IT. Proč se manažeři firem musí stále ohlížet na to, zda IT zvládá reagovat a přijatá rozhodnutí tak budou prosaditelná?

Zapomeňte na systémy, chtějte procesy

To, že vás zaměstnavatel nutí pracovat s více systémy najednou, kde máte navíc pocit, že se některé věci pořizují duplicitně, je poměrně častý jev.

Setkáváme se ale i s opačným extrémem, kdy se s poměrně velkou pompézností naimplementuje všeobjímající informační systém, ve kterém je sice vše uchováno, ale pro vaši práci je značně neohrabaný, protože vás nutí pracovat jinak, než jste zvyklí.

A stejně jako spousta jiných nepříjemností, které souvisejí s náplní práce, vás časem dostane do stavu, kdy se buď se situací smíříte, nebo vás natolik unaví, že si najdete něco jiného. Situace ale není tak bezvýchodná a také sféra IT hledá u sebe zlepšení a přichází s něčím, co se označuje jako BPM = Business Process Management.

Přečtěte si také: Jak se chránit na internetu před viry a nepřijít o důležitá data

Není to technika nikterak převratná, ale v jistém smyslu je revolucí v uvažování nad metodikou práce, komunikací a sdílením informací v moderním světě plném IT systémů.

BPM využívá již existující systémy a zdroje dat a snaží se informace uživateli zpřístupnit ve formě, která koresponduje s jeho náplní práce, to znamená, že do jisté míry automatizuje vyhledání nebo získání informací relevantních pro rozhodnutí, respektive pro úkon, který vychází od vás jako uživatele systému.

Manažerka v bance

Jako příklad je možné uvést manažerku v bance schvalující hypotéky, kde jí systém připraví přehled, které žádosti byly již posouzeny jinými útvary banky a u kterých se očekává schválení, dokonce seřazené podle priorit nebo v pořadí, ve kterém byly zaslány.

Takto procesně orientovaná IT podpora je vhodnou odpovědí na rostoucí náklady na zaškolení nových pracovníků, ale také na časté volání po jednoznačném určení rolí v organizaci nebo firmě. Zaměstnavatelům a manažerům poskytne přehled o tom, jak je administrativní práce rozložena, a zároveň o tom, kdo na čem právě pracuje a že se na zadaný úkol nebo požadavek nezapomnělo.

Fúze, pohroma moderní doby

Jistě jste se ve vašem okolí potkali s někým, kdo si na vlastní kůži zažil spojení dvou společností, tedy fúzi. Když odmyslíme obavy o zachování pracovního místa a pocit ze ztráty identity (toto už přece není firma, kterou jsem si vybral…), je dalším nejčastějším důvodem rozladění fakt, že se změní IT systémy, ve kterých jsem zvyklý pracovat.

Ačkoliv jsou důvody k fúzi většinou opřeny o úspory nebo o takzvané synergie, a to i v oblasti systémů, není odstavení částí podnikových systémů a jejich násilné sjednocení vždy tou jedinou a správnou variantou. Naopak jejich zachování a moderně pojatá integrace může být tou pravou výzvou pro celkové zdokonalení systémové podpory a tím i pro zlepšení podmínek ve firmě.

To, že to není pouhé teoretizování, ukazují nejen dobře zvládnuté případy ze zahraničí, ale inspiraci je možné vidět i v českých podmínkách. Základem úspěchu je odhodlání řešit integraci důsledně a s využitím metod, které dnes moderní IT nabízí. Jednou z metod je takzvaný „integration assesment“, tedy posouzení stavu a správné nastavení cílů integrace, a to s citem pro potřeby daného průmyslového sektoru.

Tímto je možné docílit stavu, kdy je vám milá bankovní úřednice na svém počítači schopna vysvětlit poslední bankovní výpis, ale zároveň vystavit kreditní kartu či nabídnout pojištění auta, tedy produkt, který daná banka ještě donedávna nabízela pouze na přepážce své dceřiné nebo sesterské společnosti.

Zaměstnanci jsou nejcennější kapitál firmy

S dlouhodobě pozitivním vývojem naší ekonomiky je situace na trhu práce stále složitější, alespoň z pohledu zaměstnavatelů. Nad odměnou asi statisíců korun za získání jednoho vhodného kandidáta vyplacenou personální agentuře dnes již nikdo nekroutí hlavou.

 

Snadno se tak nechá vyčíslit ztráta, která organizaci vznikne odchodem klíčových pracovníků a následným získáním a zaškolením nových sil. Je až s podivem, kolik firem není schopných předat svým zaměstnancům aktuální organizační strukturu, a to ve formě, která by jim byla srozumitelná. Je běžné, že řada pozitivních informací o dění ve firmě a jejích úspěších se k zaměstnancům ani nedonese, naopak firma nechává prostor spekulacím a šíření ponuré nálady, která bohužel patří k českému folkloru.

 

Statistiky a průzkumy prováděné v této oblasti uvádějí, že až polovina dotázaných dává do souvislosti nespokojenost v práci se špatnou komunikací mezi firmou a zaměstnancem. A právě zde může IT sehrát velmi pozitivní úlohu, která spočívá v nových možnostech práce s lidmi a metodách motivace.

 

Stejně tak ocení majitel auta informaci, jak bylo jeho auto minulým vlastníkem servisováno nebo které díly byly měněny bez ohledu na to, do kterého servisu se právě přišel zeptat. Vše je otázkou zdařilé integrace a výměny informací mezi systémy, které si osvojily roli poskytovat služby (odpovědi na dotazy, požadavky na akci) mezi sebou navzájem.

Uživatel předává své požadavky na systémového dirigenta, který zajistí, že výměna informací má charakter dobře řízeného orchestru, ze kterého vychází pouze to, co chce uživatel slyšet. Pro tento přístup se ujalo označení „servisně orientovaná architektura“ a je východiskem pro firmy, které nechtějí ustrnout ve svém rozvoji jen proto, že jim stávající IT více nedovolí.

Firemní portál je dobrou investicí

Portál pro zaměstnance se v tomto pohledu stává investicí, jejíž návratnost se spojuje se schopností firmy dále se rozvíjet a čelit rostoucímu tlaku konkurence. Řada předních firem již tuto souvislost objevila a projekty implementace tohoto typu aplikace dostávají prioritu a jsou sledovány na úrovni představenstev.

Podoba portálových aplikací pro zaměstnance je zcela individuální a liší se zejména rozsahem pokrytých oblastí. K již zmiňovanému znázornění organizační struktury včetně informací a telefonů jsou účelnou náplní zaměstnaneckých portálů organizační směrnice a procesy, ale i rubriky, které si mohou udržovat jednotlivá oddělení či zaměstnanci sami, a to i bez znalosti programovacích technik.

Nabídkou vzdělávání a tréninkových kurzů s okamžitou možností přihlášení a následným složením testu dává vyniknout iniciativě a ochotě na sobě pracovat. Doplnění portálu o šablony používaných dokumentů nebo možnost vyhledávání podle klíčových slov z něj zároveň udělá neodmyslitelnou součást pracovního vybavení.

Nejpokročilejším stadiem, ve kterém je dosaženo znatelného zefektivnění práce, je pak integrace podnikových systémů přímo do tohoto prostředí, neboť odpadá nutnost vícečetného přihlašování do jednotlivých aplikací.

Integrace docházkového systému, systému pro evidenci a schvalování služebních cest, jakož i reportingu pro manažery jsou pak tou IT podporou, která je nejen kladně hodnocena, ale stává se i diferenciátorem při posuzování kvality pracovního prostředí.