„Do emailové schránky, která má obecnou povahu, může zaměstnavatel nahlížet bez omezení,“ potvrdila Právu právnička Lucie Drahovzalová.

V případě nemoci

„Soukromý email zaměstnance smí zaměstnavatel otevřít a přečíst pouze výjimečně, v zájmu ochrany svých práv, především jestliže je zřejmé, že se jedná o pracovní email, tj. lze-li tento závěr učinit na základě údajů uvedených v hlavičce, a jestliže je pravděpodobné, že z objektivních důvodů, jako je dlouhodobá nemoc zaměstnance, by k jejímu vyřízení zaměstnancem mohlo dojít natolik pozdě, že by zaměstnavatel mohl utrpět újmu na svých právech,“ konstatoval Úřad pro ochranu osobních údajů.

Lze například zaměstnancům nařídit, aby pro případ své nepřítomnosti ustanovili někoho ze svých kolegů jako osobu, která je oprávněna ke vstupu do jeho emailové schránky. Takto zmocněná osoba bude oprávněna disponovat s nově příchozí poštou tzn. může ji přeposlat, uložit či jinak zpracovat.

Emaily bývalého kolegy

„Zaměstnavatel nadále není oprávněn běžně disponovat s obsahem emailové schránky propuštěného zaměstnance,“ připomíná právnička. Co když ale emailová schránka obsahuje důležitou poštu s informacemi nutnými pro řádné splnění závazků zaměstnavatele?

Veškerou obchodní korespondenci lze podle ní ukládat na předem určené místo, například ukládání na server.Další možností, kterou lze zvolit, je sepsání písemného prohlášení odcházejícího zaměstnance, že emailová schránka neobsahuje žádnou soukromou poštu a zaměstnavatel je tudíž oprávněn do ní vstupovat a s jejím obsahem disponovat.

Se zvláštní povahou činnosti

Běžný zaměstnavatel smí u svých pracovníků sledovat pouze počet příchozích a odchozích emailů včetně hlavičky. Jen zaměstnavatelé, u nichž je dán závažný důvod vyplývající ze zvláštní povahy činnosti, třeba orgány činné v trestním řízení, smí zavést širší kontrolní mechanismy včetně kontroly elektronické pošty. Takový zaměstnavatel však musí zaměstnance o kontrole přímo informovat.

„Zaměstnavatel za běžné situace není oprávněn sledovat, monitorovat a zpracovávat obsah korespondence svých zaměstnanců, protože by tím mohl narušit soukromí zaměstnance na pracovišti či listovní tajemství,“ zdůraznila Drahovzalová.

Sice platí, že zaměstnanec nesmí bez souhlasu zaměstnavatele „užívat pro osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky,“ ale nelze zaměstnanci nařídit, aby u své zaměstnavatelem přidělené emailové adresy, která bývá v mnoha případech zveřejněna na webových stránkách společnosti, zabránil přijímání soukromé pošty od jiných osob.