Další časové ztráty si podle slov výkonného ředitele počítačové školy Gopas Jana Dvořáka způsobujeme sami tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně a z užitečného nástroje se tak stává časožrout.

Nekoncepční práce s poštou

Našemu pracovnímu tempu škodí neustálé přerušování práce, kvůli příchozím e-mailům, které navíc nevyžadují okamžitou odpověď. „Postačí, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte,“ radí Dvořák.

Chybějící nebo obecné předměty zpráv

Obsah emailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět emailu proto nikdy nevynechávejte. „Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas. Změníte-li téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu,“ doporučuje Jan Dvořák.

Nevyužívání úkolového kalendáře

Pokud si zapisujete pracovní úkoly na snadno ztratitelné kousky papíru, zkuste na sebe vyzrát. Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických připomínek tak získáte jasný přehled o svých zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování. „Definujte si rovněž čas na plnění drobných pracovních povinností, které někdy odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát vám energii,“ varuje Dvořák.

Vynechávání adresátů v kopiích

Nechtěného časožrouta si vyrobíte i v případě, že přestanete do kopie uvádět veškeré relevantní účastníky komunikace. Kolegové, které jste opomněli, tak budou mít neúplné informace. „Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný,“ připomíná Dvořák.

E-mail není nástrojem na všechno

I když je e-mail velmi univerzálním pomocníkem, není vhodný na všechno. „Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů. Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je jednosdušší jeden telefonát než série e-mailů,“ uzavírá Jan Dvořák z počítačové školy Gopas.