Stačí k tomu malé zařízení do ruky, takzvané PDA (osobní digitální asistent), se zabudovaným mobilním telefonem.

U nás je běžně dostupné pod názvem XDA. Je vybaveno novým operačním systémem Windows PocketPC Phone Edition. Jedná se v podstatě o osvědčený operační systém PocketPC s podporou GSM. Se zařízením se dá samozřejmě telefonovat i posílat SMS, ale jeho největší síla je v datových přenosech.

Běžnou součástí operačního systému je Pocket Internet Explorer, který podporuje jak stránky v běžném webovém formátu HTML, tak WAP. Nechybí ani e-mailový klient či Microsoft ActiveSync pro synchronizaci údajů. Navíc pokud je na firemním serveru nainstalován Microsoft Mobile Information Server, dokáže XDA všechny údaje z Outlooku (kontakty, kalendář, úkoly, emaily) synchronizovat odkudkoli prostřednictvím GPRS. Všechny změny se tak mohou prakticky okamžitě projevit na obou místech.

Pokud si například po cestě naplánujete nějakou schůzku, při další synchronizaci se přenese i do Outlooku a váš asistent bude vědět, že vám na stejnou dobu nemůže domluvit další. Synchronizace může probíhat i zcela automaticky v zadaném časovém intervalu pět minut až čtyři hodiny.

Důležitým trumfem přístrojů s PocketPC je i fakt, že dokáží pracovat prakticky se všemi běžnými formáty souborů z pécéčka. Není tak problém prohlédnout si přílohu emailu přímo na XDA. Totéž platí o práci v aplikacích Pocket Office. Vaše texty, tabulky či databáze budou vypadat stejně na PC i na XDA.

Asi není potřeba zdůrazňovat, že XDA může velice zásadně změnit efektivitu práce terénních pracovníků. Například obchodní zástupce má perfektní přehled o svém denním programu. Ve svém diáři vidí nejen schůzky, které si naplánoval sám, ale i ty dopsané pracovníky na kontaktní lince. Přímo od zákazníka se pak může bez složitého rozbalování notebooku připojit například k firemní databázi a rezervovat ve skladu zboží, které si zákazník objednal. Navíc okamžitě po zadání zakázky a rezervaci zboží může začít firemní ekonomický systém objednávku zpracovávat.

Je zřejmé, že celý systém je mnohem efektivnější, než když vyplněné objednávky přiveze jednou za čas obchodní zástupce do firmy a pak se začnou teprve zpracovávat. Přitom komunikace mezi terénním pracovníkem a firmou může probíhat prakticky odkudkoli a ceny mobilních datových přenosů poklesly díky GPRS až k hranici 0,03 Kč za kB.