Pokud jsou ale tyto kanceláře špatně navrženy, jejich výhody neguje všudypřítomný hluk, stres z nedostatku soukromí a tepelná nepohoda. Problém může nastat i při špatné ventilaci, jejíž důsledky se projevují v extrémních hodnotách CO2, což způsobuje bolesti hlavy a nadměrnou únavu.

Vyvíjí se styl a náplň práce a tomu se musí přizpůsobit i vybavení kanceláří Jaromír Popek, U1

Takové prostředí omezuje kreativní myšlení, proto se některé i české firmy rozhodly ke změně a více přihlížejí k potřebám svých zaměstnanců. Tyto společnosti chápou, že kvalitní prostředí prospívá pracovním výkonům. S tím souvisí i využívání vedle klasických kanceláří a jednacích místností tak zvaných měkkých pracovních zón s odladěnou akustikou a osvětlením.

Změna pracovního prostředí

„Co si vybavit pod pojmem měkká pracovní zóna? Není to nic složitého. Jedná se o pracovní zázemí, které je útulnější než místo za stolem. Změna prostředí představuje psychické osvěžení a prostor pro nové myšlenky,“ vysvětluje Jaromír Popek ze společnosti U1, která se specializuje na realizaci komerčních a administrativních prostor.

Technologie umožňují volný pohyb

Rozvoj IT technologií umožňuje lidem volný pohyb po budově a zaměstnanci toho rádi využívají, pokud mají příležitost. Po hodinové poradě strávené na židli člověk otupí a hůře se soustředí. Cílem měkkých pracovních zón je tomu zabránit. Masivní pracovní stoly tak nahrazují přenosné konferenční stolky, kancelářské židle zase různá křesla, stoličky či pohovky. Vybavení je barevné, moderní, účelové a kancelář připomíná jen zčásti.

„Výhodou měkkých pracovních zón je především to, že se v nich lidé cítí uvolněněji, snadněji se zde rodí nápady a řeší pracovní úlohy. Zaměstnanci také mají dojem, že jsou více vtaženi dovnitř firem a vnímají svou důležitost,“ vysvětluje Jaromír Popek.

Znát potřeby lidí

V Česku lze jako příklad uvést společnost FEI, která se specializuje na vývoj a výrobu elektronových mikroskopů. Má pobočky po celém světě, jednu z nich od roku 1993 i v Brně.

„Stávající prostory byly z hlediska požadavků na pracovní prostředí zastaralé a začínaly brzdit rozvoj firmy. Například spolupráce v týmu je obtížnější, pokud jsou jeho členové na různých místech,“ vysvětluje modernizaci české pobočky firmy Popek.

Omezit ztráty

„Cílem je co nejvíce omezit ztrátové časy, které vznikají návštěvami kolegů a dalšími cestami po budově. Proto při návrhu pracovních prostor nestačí jen dodržet zadání, nezbytné je rovněž zjistit, co je důležité pro zaměstnance. Je nutné se s nimi scházet a vidět fungování firmy v praxi. Není dobré jít do projektu bez znalosti potřeb a zvyků lidí, pro něž prostory vznikají. Výsledek musí vyhovovat všem, jinak by naše práce neměla smysl,“ vysvětluje úskalí práce návrhářů Radek Mašinda, designér z U1.

Vývoj jde kupředu

Pracovní prostory a jejich podoba se mění. „Vyvíjí se styl a náplň práce a tomu se musí přizpůsobit i vybavení kanceláří,“ doplňuje Jaromír Popek. Podle něj nesmíme zapomínat ani na kancelářský nábytek a zařízení. Ty tam jsou rozměrné monitory, které zabíraly půl stolu. Dnes máme ploché displeje a mnoho lidí používá notebooky. Stále více se budou prosazovat tablety, které jsou mnohem skladnější a praktičtější a v budoucnosti pravděpodobně notebooky nahradí.

Totéž lze říci i o nábytku. Obrovské pracovní či zasedací stoly vystřídaly přenosné a skladné moderní stolky, u kterých si nemusíte lámat hlavu se svazky kabelů, protože nabízejí bezdrátové připojení. „Z dlouhodobého hlediska se tyto investice vyplatí. Mzdy tvoří v ročním rozpočtu velkou položku. Náklady na vybavení kanceláře jsou ve srovnání s nimi zlomkové, a přitom mají na výkon obrovský vliv,“ uzavírá Jaromír Popek.