Zdánlivých detailů, které musíte ohlídat, je spousta. Ne nadarmo se část firem obrací při pořádání konferencí na profesionály, kteří jsou vyškolení na to, aby vybrali ten nejlepší poměr ceny, lokality a požadavků zadavatele. Ne každá firma si ale může profíky, kteří jí uspořádají konferenci na míru, dovolit. Pomoci by ale měly následující rady.

Dobrý hotel dělá dobré přátele

V ideálním případě by měl hotel ležet blízko letiště a důležitých dopravních tepen. Výhodou je i dostupnost městské hromadné dopravy – a to neplatí jen pro denní hodiny a všední dny. Hotel by měl být snadno dostupný i pro ty, kteří dorazí pozdě v noci nebo o víkendu. Manažeři významných firem se shodují i na tom, že by prostředí hotelu mělo vyzařovat pracovní atmosféru – ne přehnanou, ale tvůrčí, která inspiruje k činnosti. Důležité je i to, jestli má být stranou dění, nebo zda má jít o hotel v blízkosti byznys lokality.

Standardem v kongresovém hotelu je dnes i celoplošné připojení k internetu.

Standardem v kongresovém hotelu je dnes i celoplošné připojení k internetu.

FOTO: EuroAgentur Hotels & Travel

Pryč už jsou i doby, kdy podnikatelé a manažeři brali hotel jen jako „noclehárnu“. Dnes mezi sebou hotely soutěží o to, kdo nabídne hostům větší škálu služeb – počínaje prostornými pokoji, celoplošným připojením k internetu a konče wellness centrem, kam je možné zaskočit večer relaxovat. „Neberte první hotel, který se vám zdá fajn, a dejte si pozor na skryté výdaje,“ varují odborníci.

Další úskalí skýtá stravování. Ne každý je nadšený představou, že snídá, obědvá i večeří s početnou skupinou pro něj neznámých lidí. Vyplatí se proto porozhlédnout po restauracích v blízkém okolí a dohodnout si u jejich majitelů slevu.

Co běžný turista neocení…

Tím téměř nejdůležitějším je konferenční sál, který musí být dostatečně veliký a vybavený nezbytnou technikou. K jeho zázemí by pak měly patřit ještě prostory pro neformální posezení. Standardem je hlídané a zabezpečené parkoviště. Pokud tápete, přečtěte si reference z předchozích konferencí.

Je dobré zajistit i stravování mimo hotelovou restauraci.

Je dobré zajistit i stravování mimo hotelovou restauraci.

FOTO: EuroAgentur Hotels & Travel

Protože dnes část klientů využívá konferenci i jako rodinný výlet, kdy si pobyt v hotelu po skončení konference prodlouží o pobyt s příbuznými, není od věci se poptat, jestli je hotel vhodný i pro rodiny s dětmi.

Pár hodin před začátkem

Několik hodin před ostrým startem dosahuje nervozita u těch, kteří jsou za akci zodpovědní, vrcholu. „Vyplatí se ještě naposledy zkontrolovat uspořádání stolů a zasedací pořádek u nich,“ radí experti. V ideálním sále jsou pohodlné židle – přeci jen na nich účastníci stráví několik hodin – a zvuková izolace.

Spoustu konferencí už „odrovnala“ i vysoká teplota v sále. Klimatizace by proto měla být nastavená na teplotu, která je nižší než pokojová. Větší množství lidí totiž zvýší teplotu v uzavřené místnosti až o 5 stupňů. „Pak už zbývá jen zjistit, kde jsou zásuvky, jestli funguje všechna technika a světla, doladit dekorace a může se začít,“ říká manažer.

Chvíle odpočinku po náročném pracovním dni si můžete dopřát v relax centru.

Chvíle odpočinku po náročném pracovním dni si můžete dopřát v relax centru.

FOTO: EuroAgentur Hotels & Travel

Důležitost zdánlivých maličkostí

Podle příruček a rad profesionálů na stoly patří dekorace charakterizující vaší firmu, ale i voda, sklenice na pití, tužky a poznámkové bloky. Na místa, kde se bude fotit, zase nápisy a loga sponzorů – pro pozdější publikování a mediální podporu s PR.

Konference může šance na obchod zvýšit, ale i zlomit. Vhodný hotel určuje firemní úroveň a kulturu podnikání a ukazuje klientovi, jak moc si ho vážíte. O úspěchu do značné míry rozhoduje i jeho osobní spokojenost se servisem. A o kom se dobře nemluví, ten neprodává!

Přečtěte si dále:

Psali jsme i o Baby friendly hotelech nebo místech, kam vyrazit za relaxem. Přehled všech článků najdete na hlavní stránce rubriky.

>> zpět na hlavní stránku rubriky Cestování po Česku 

Inzertní sdělení: Tipy na kongresové hotely

EuroAgentur Hotels & Travel, největší česká hotelová a gastronomická společnost & incomingová agentura, pro vás ze své nabídky vybírá nejlepší kongresové hotely:

Ramada Grand Hotel Symphony

Hotel leží v blízkosti známých pražských turistických cílů v citlivě zrekonstruované budově a je ideálním místem pro pořádaní školení, prezentací, obchodních schůzek a dalších akcí v konferenčních prostorech.

 

FOTO: EuroAgentur Hotels & Travel

EuroAgentur Hotel Downtown

Hotel stojí v centru Prahy jen pár minut chůze od Václavského náměstí a má bezbariérový vstup. Hostům jsou k dispozici prosluněné pokoje, ale i wellness a relax centrum a konferenční sál s přilehlými prostory.

 

FOTO: EuroAgentur Hotels & Travel

EuroAgentur Art Hotel Embassy

Luxusní a atraktivní hotel ve stylu Art deco v klidné lokalitě v centru Prahy také nabízí konferenční prostory s veškerým vybavením a kvalitní wellness a relax centrum, kam je možné po náročném dni zaskočit a odpočívat.

 

FOTO: EuroAgentur Hotels & Travel

EuroAgentur Business Hotel Jihlava

Jihlavský hotel, jehož největší devizou je výhodná poloha na půl cesty mezi Prahou a Brnem – ideální pro setkání na neutrální půdě. I tady je samozřejmostí kompletní kongresové vybavení a ubytování na vysoké úrovni.

FOTO: EuroAgentur Hotels & Travel

Autor: EuroAgentur Hotels & Travel