Firmu je možné právně ochránit i díky vypracování účinného compliance programu. V žádném právním předpisu ale nenajdeme, jak by měl compliance program vypadat, tedy jakou by měl mít formu, co by v něm mělo být uvedeno a jakých oblastí by se měl týkat. Proto existují různé formy daného programu. Některé jsou zaměřené jen na etický kodex, jiné definují i povinnosti zaměstnanců.

Compliance je všeobecný název pro soulad s pravidly. Z hlediska podnikové sféry se pojmem compliance chápe zejména jednání společnosti, zaměstnanců a vedení v souladu s právními předpisy a vnitropodnikovými směrnicemi.

Běžný je u větších nadnárodních korporací, ty si ale často neuvědomují, že program převzatý od zahraniční mateřské společnosti nemusí odpovídat požadavkům českých právních předpisů. Společnost ani její manažery tak před negativními důsledky neochrání.

Advokátní kancelář LP Legal upozorňuje, že pokud česká společnost převezme nebo pouze přeloží compliance program své zahraniční mateřské společnosti, který vychází ze zcela jiného právního řádu, nemusí být pravidla tohoto programu aplikovatelná v českém právním prostředí. Proto je nezbytné zahraniční compliance program vždy podrobit kontrole, zda vyhovuje českým právním normám.

Měl by být proto šitý na míru konkrétní společnosti, odpovídat českým zákonům a být srozumitelný pro všechny zaměstnance i manažery. Má přesně vymezit práva a povinnosti jednotlivých členů statutárních orgánů, tedy jednatelů, členů představenstva, dozorčí rady, správní rady a (vedoucích) zaměstnanců a rovněž pravidla chování a jednání firmy navenek.

Seznámit všechny s programem

Aby mohl program fungovat v praxi, musí být s jeho zněním důkladně seznámeni úplně všichni, kteří ve firmě působí. „K seznámení však nestačí pouhé vyvěšení na nástěnce nebo intranetu. Ideální je osobní či online proškolení zakončené testem,“ vysvětlila Alice Kubíčková, ředitelka Komory právní odpovědnosti.

Je vhodné, aby zaměstnanci i statutární orgány byli v pravidlech programů proškolováni pravidelně a opakovaně, ideálně alespoň jednou ročně.

„Jako se novelizují jednotlivé zákony, je potřeba i compliance program přizpůsobovat aktuální právní úpravě a účinným změnám,” uvedl Jan Bureš, partner v kanceláři LP Legal.

Pokud firma chce, aby její zaměstnanci a zástupci dodržovali sepsaný program, je dobré je průběžně kontrolovat. Prováděná opatření je také vhodné evidovat. Řádná evidence má význam z pohledu následného uplatňování škody. Evidence se může využít i pro komunikaci s pojišťovnou.

Odpovídat bude konkrétní člověk

Význam programů potvrzuje také rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, která považuje účinný compliance program při posuzování porušování pravidel hospodářské soutěže za polehčující okolnost. Program může pomoci také tomu, že by firma nemusela odpovídat za trestný čin, který spáchá jednatel, člen představenstva či zaměstnanec v rámci své činnosti.

„Pokud ale firma takový program nemá, může jí v případě trestného činu spáchaného některou z vyjmenovaných osob hrozit trest v podobě pokuty až do výše dvou miliónů korun v denní sazbě, zákaz činnosti, propadnutí majetku nebo až její zrušení,“ upozornil Bureš.

Pokud zaměstnanci poruší své povinnosti, které znají, může se firma odpovědnosti za toto porušení zprostit a zaměstnanec nebo zástupce firmy bude za takové porušení odpovídat sám.

„Potvrzujeme, že nastavení kvalitního compliance programu v řadě případů napomohlo k vyvinění stíhaného manažera či zaměstnance nebo alespoň k zásadnímu snížení hrozící sankce,“ doplnil Roman Flek, ředitel obchodního úseku D.A.S. Rechtsschutz AG v pobočce pro ČR.

Podle jednatelky společnosti ALFA farm s. r. o. Lucie Lacinové málokterý majitel či jednatel, natož řádový zaměstnanec, sedají po celodenní práci nad zákoníky a studují zákony a jejich novelizace. „Compliance program je nejdostupnějším prostředkem, jak být gramotný v oblasti práva ve svém oboru,“ uzavřela.