Jsme dceřinou společností zahraničního subjektu, který po nás nově požaduje jakousi „lustraci” vedoucích zaměstnanců, která má obsahovat mimo jiné kontrolu občanského průkazu, kontrolu finančních záznamů a kontrolu trestního rejstříku. Můžete mi, prosím, poradit, na co si dát pozor?

Oprávnění zpracovávat osobní údaje

Zaměstnavatelé jsou povinni zpracovávat velké množství osobních údajů o svých zaměstnancích. Bez toho by nemohli plnit své zákonné povinnosti spojené zejména se mzdovou agendou a související administrativou.

Zpracování osobních údajů právě pro účely plnění zákonných povinností je přitom možné i bez souhlasu zaměstnanců.

Za účelem ověření identity je zaměstnavatel oprávněn požádat konkrétního zaměstnance o předložení občanského průkazu, aby do něj mohl nahlédnout.

Zaměstnavatel však musí i v tomto případě informovat zaměstnance o tom, pro jaký účel budou jejich osobní údaje zpracovávány, kdo a jakým způsobem je bude zpracovávat, komu mohou být zpřístupněny, zda je poskytnutí osobního údaje povinné či dobrovolné a dalších právech zaměstnanců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů.

Pokud by zaměstnavatel navíc chtěl využívat osobní údaje svých zaměstnanců i pro jiné účely než pro plnění zákonných povinností, musí si k tomu vyžádat souhlas všech dotčených zaměstnanců a zaregistrovat takové zpracování na Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

Takovýmto zpracováním může být např. zveřejnění kontaktů nebo fotografií na zaměstnanců na internetových či intranetových stránkách, jejich využití v reklamních akcích apod.

Kontrola občanského průkazu

Ačkoli je tedy zaměstnavatel oprávněn zpracovávat celou řadu osobních údajů, na některých dokladech jako třeba na občanském průkazu je takových údajů uvedeno více, a proto zákon neumožňuje zaměstnavatelům pořizovat kopie občanských průkazů zaměstnanců a archivovat je.

Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnanců informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovním poměrem.

Za porušení takového zákazu může být uložena pokuta nejen zaměstnavateli, ale dokonce i konkrétnímu zaměstnanci, který kopii občanského dokladu pořídil.

Nicméně za účelem ověření identity je zaměstnavatel oprávněn alespoň požádat konkrétního zaměstnance o předložení občanského průkazu, aby do něj mohl nahlédnout. S tím, že o takovémto nahlédnutí doporučujeme provést záznam, který se založí do osobního spisu zaměstnance.

Kontrola finančních záznamů a výpisu z rejstříku

Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnanců informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovním poměrem. Navíc pokud se jedná právě o informace o majetkových poměrech zaměstnanců a jejich trestněprávní bezúhonnosti, platí dokonce výslovný zákaz takovéto informace od zaměstnanců požadovat.

Výjimkou, kdy informace o majetkových poměrech zaměstnanců a/nebo jejich trestněprávní bezúhonnosti může zaměstnavatel požadovat, je pouze případ, kdy bezúhonnost (ať již trestněprávní nebo finanční) stanoví zákon jako předpoklad pro výkon dané pozice, nebo pokud je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána (např. pokud zaměstnanec nakládá s hotovostí).

Odpovídali David Borovec a Tomáš Neuvirt z advokátní kanceláře Randl Partners, člen Ius Laboris

Máte nějaký dotaz z oblasti vztahů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem? Stručně jej popište a zašlete na e-mail kariera@novinky.cz. Pokusíme se všechny dotazy přečíst a ty nejzajímavější najdete v rubrice Kariéra i s odpověďmi renomovaných odborníků. Nepište ale přímo na adresu advokátní kanceláře, kterou vidíte v tomto textu! Agendu spojenou s dotazy do Poradny vyřizuje pouze redakce Novinek.cz.