Šéf nám rozdal formuláře, ve kterých vyžaduje vyplnění hromady různých údajů (např. počet dětí, adresa bydliště, číslo občanského průkazu, celkový finanční příjem rodin atd.). Nelíbí se mi, že zaměstnavatel chce všechny tyto informace vědět. Musím mu je sdělit – hlavně ty z mého soukromí? Je na to nějaký zákon?

Každý zaměstnavatel je oprávněn, ale zároveň také povinen zpracovávat některé osobní údaje o svých zaměstnancích. Rozsah osobních údajů, které zaměstnavatelé mohou/musí  zpracovávat, je stanoven v několika různých zákonech. Jde například o zákoník práce, zákon o daních z příjmu, zákon o nemocenském pojištění, zákon o sociálním zabezpečení atd.

Mezi osobní údaje, které je zaměstnavatel na základě výše uvedených právních předpisů povinen zpracovávat o zaměstnanci, patří mimo jiné tyto:

Jaké údaje od vás může zaměstnavatel požadovat
jméno, příjmení, akademický titul, rodné příjmení a všechna předcházející příjmení
rodné číslo
datum a místo narození
trvalé bydliště, místo hlášeného pobytu
zdravotní pojišťovna
údaje o dětech, manželovi/manželce zaměstnance (jméno, příjmení a rodné číslo osob), na které zaměstnanec uplatňuje slevu na dani a daňové zvýhodnění
údaje o školním vzdělání a kvalifikaci

Obecně lze tedy říci, že zaměstnavatel je oprávněn a také povinen zpracovávat osobní údaje svých zaměstnanců, které ze zákona potřebuje v rámci pracovního vztahu se zaměstnancem a pro zpracování personální a mzdové agendy.

Jaké jsou podmínky pro poskytnutí údajů

Pokud po vás zaměstnavatel požaduje poskytnutí osobních údajů, které je v souladu s právními předpisy povinen zpracovávat (z vašeho dotazu by se jednalo o adresu bydliště a počet dětí pro daňové účely), pak jste povinna mu tyto osobní údaje sdělit a zaměstnavatel nepotřebuje ke zpracování těchto osobních údajů váš souhlas. To však platí pouze pro případy, kdy zaměstnavatel zpracovává tyto osobní údaje v rozsahu a za účelem, který mu stanoví jednotlivé právní předpisy.

Pokud by chtěl váš zaměstnavatel zpracovávat vaše osobní údaje nad rámec, který stanoví právní předpisy (např. by chtěl poskytnout své mateřské společnosti veškeré osobní údaje svých zaměstnanců) a/nebo by chtěl zpracovávat další osobní údaje, aniž mu ukládá tuto povinnost právní předpis (z údajů z formuláře se jedná například o číslo občanského průkazu), pak by potřeboval k takovému zpracování váš souhlas. Navíc by byl povinen oznámit předem svůj záměr Úřadu pro ochranu osobních údajů a registrovat se u něj jako správce.

Některé osobní údaje po vás zaměstnavatel nemůže chtít vůbec, resp. ve velmi omezených případech.

Jaké údaje zaměstnavatel naopak žádat nesmí
těhotenství
rodinných a majetkových poměrů
sexuální orientace
původu
členství v odborové organizaci
členství v politických stranách nebo hnutích
příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti
trestněprávní bezúhonnosti

Z vyjmenovaných údajů může zaměstnavatel výjimečně požadovat informace o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech nebo o trestněprávní bezúhonnosti, a to tehdy, pokud má důvod spočívající v povaze vaší práce (např. pracujete s velkým množstvím finanční hotovosti, proto si váš zaměstnavatel chce ověřit vaši bezúhonnost v oblasti trestných činů proti majetku výpisem z trestního rejstříku).

Pokud tyto podmínky splněny nejsou, zaměstnavatel tyto informace požadovat nemůže (z vašeho dotazu se jedná o finanční příjem rodiny). Tyto údaje nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob, dokonce je nesmí shromažďovat ani s vaším souhlasem.

Doporučení na závěr

Pokud máte pochybnosti o tom, zda je skutečně zaměstnavatel oprávněn všechny údaje po vás požadovat a zda jste zároveň povinen mu vyhovět, pak doporučujeme, abyste požádal zaměstnavatele o vysvětlení jeho požadavku. Nepůjde-li o osobní údaje, které je váš zaměstnavatel povinen zpracovávat podle právních předpisů, jste oprávněn poskytnutí takových údajů odmítnout, tedy příslušná políčka formuláře nevyplňovat.

Na dnešní dotaz odpovídala Romana Kaletová z advokátní kanceláře  Randl Partners

Máte nějaký dotaz z oblasti vztahů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem? Stručně jej popište a zašlete na e-mail kariera@novinky.cz. Pokusíme se všechny dotazy přečíst a ty nejzajímavější najdete v rubrice Kariéra i s odpověďmi renomovaných odborníků. Nepište ale přímo na adresu advokátní kanceláře, kterou vidíte v tomto textu! Agendu spojenou s dotazy do Poradny vyřizuje pouze redakce Novinek.cz.