PŘEHLEDNĚ: Firmy, živnostníci i SVJ musejí podat jednotné hlášení o zaměstnancích. Jak na to?

V zásadě všech, kdo někoho zaměstnávají. Velkých podniků s tisícovkami pracovníků, stejně jako malého podnikatele s jedním člověkem na dohodu o pracovní činnosti. Je také jedno, kolik svým lidem vyplácejí.

Týká se to také společenství vlastníků jednotek, tedy majitelů bytů, která dávají drobnou odměnu svému předsedovi nebo údržbáři, či firem platících jednatele. Naopak se to netýká živnostníků bez zaměstnanců nebo těch, kteří zadají někomu práci na fakturu.

Jako zaměstnavatelé se musejí registrovat i ti, které finanční správa vede jako plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, i když podávají nulová vyúčtování této daně.

Od 1. do 30. dubna musejí zaměstnavatelé zapsaní u ČSSZ doplnit údaje, které o nich dosud správa nevede. U dosud neevidovaných zaměstnavatelů je termín do 15. dubna.

O zaměstnancích je třeba potřebná data doplnit mezi 1. a 30. dubnem. Od 1. dubna je také třeba přes systém jednotného měsíčního hlášení registrovat nové zaměstnance.

Od počátku dubna do konce června je třeba vyplnit jednotné měsíční hlášení za první tři měsíce roku. Mezi 1. a 20. květnem pak za duben. Vždy do dvacátého daného měsíce se pak budou vyplňovat údaje za měsíc předchozí. Například za květen do 20. června.

První možnost je přes specializované mzdové softwary nebo ve formátu .xml datovou schránkou. Další je specializovaná aplikace na ePortálu ČSSZ. Zde bude možné buď nahrát soubor ve formátu .xml, nebo přímo vyplnit formulář.

Hlášení musí vyplnit ten, kdo firmu oficiálně zastupuje. Pokud ho za něj podává někdo jiný, například účetní, musí mít plnou moc.

Na adrese eportal.cssz.cz je v pravém horním rohu políčko Přihlásit. Učinit tak lze buď přes datovou schránku, nebo prostřednictvím Identity občana. To je třeba eObčanka, mobilní klíč eGovernmentu nebo bankovní identita, tedy přihlašovací údaje k elektronickému bankovnictví.

Po přihlášení se zobrazí nabídka hlášení, kde si člověk vybere, co chce řešit. V levé části obrazovky bude podrobný průvodce, který umožní přecházet mezi jednotlivými sekcemi. Stránka bude obsahovat popisky a nápovědy.

V části Zaměstnanci bude přehled pracovníků a kolonky, které je třeba doplnit. Pokud bude něco chybět, systém na to upozorní. V Pojistné části se objeví, zda je potřeba odvést pojistné za zaměstnance. Systém ho sám vypočítá. Pak je souhrnná část s daňovými údaji a nakonec rekapitulace.

V dalších měsících bude možné nechat si hlášení na základě minulého předvyplnit.

Už evidovaní zaměstnavatelé doplní sedm údajů. Například příslušný finanční úřad, vlastní číslo plátce a číslo datové schránky, agenturu práce či písemnou dohodu o uznání za zaměstnavatele na chráněném trhu práce. Některé údaje budou nepovinné. Při použití ePortálu ČSSZ to trvá do pěti minut.

Přihlášení nového zaměstnavatele by zde mělo podle ministerstva práce trvat maximálně deset minut. Formulář obsahuje zhruba dvacet údajů, třeba identifikaci zaměstnavatele, jeho adresu nebo identifikaci mzdové účtárny a údaje o ní.

Čas pro dohlášení údajů přes ePortál o evidovaném zaměstnanci ministerstvo odhaduje na pět až deset minut. U nového zaměstnance to potrvá zhruba deset minut.

U stávajících zaměstnanců se do evidence doplní pouze údaje, které dosud ČSSZ nevedla. O daňovém rezidentství, zdravotním omezení, dosaženém vzdělání a vykonávané pozici.

U nově evidovaných zaměstnanců se hlásí všechny potřebné údaje, tedy identifikace, adresa, informace o daňovém rezidentství, informace o zdravotním omezení, dosaženém vzdělání, vykonávané pozici.

Vyplňování může výrazně urychlit mzdový a účetní software. Ten si firmy samozřejmě kupují nejen kvůli měsíčnímu hlášení, ale třeba i mzdám a fakturám. U malých firem do deseti zaměstnanců podle ministerstva příslušné řešení stojí zpravidla mezi 2000 a 10 tisíci korunami ročně.

Portál ČSSZ nedovolí zapsat nepřípustné hodnoty. Když někdo ale i tak zadá nesprávné údaje a odešle je, bude vyzván k podání opravného hlášení.

Pokud někdo hlášení pošle přes datovou schránku nebo mzdový software, přijde mu zpět zpráva, zda bylo přijato, odmítnuto, nebo přijato částečně, a také u kterého zaměstnance a jakou chybu zaměstnavatel udělal. I zde ji odstraní opravným hlášením.