Nekoncepční práce s poštou

Našemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce kvůli příchozímu e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. „V případě, že nepotřebujeme být v soustavném kontaktu s klienty či s obchodními partnery, bude postačující, budeme-li poštu kontrolovat každých 15 minut. Při běžném režimu stačí kontrola e-mailů v hodinovém intervalu,“ doporučuje Jan Dvořák z počítačové školy Gopas.

E-mail bez předmětu zprávy

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned nebo až později. Předmět e-mailu proto nikdy nevynechávejte. „Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas nejen při aktuálním čtení, ale i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu později dohledat. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu e-mailu,“ připomíná Dvořák.

Chybí úkolový kalendář

Pokud si zapisujete pracovní úkoly na kousky papíru, které lze snadno ztratit, a navíc máte náchylnost k jejich zakládání, zkuste využívat úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických připomínek tak získáte jasný přehled o vašich nesplněných úkolech, jejich prioritě i o stavu rozpracování.

„Určete si rovněž v kalendáři čas na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou vás znervózňovat a brát vám energii potřebnou k práci,“ uzavírá Jan Dvořák.