Pracovat hodně neznamená nutně pracovat efektivně. Toto základní pravidlo účinného využívání času, tzv. timemanagementu, platí dvojnásob pro lidi, kteří se zrovna vrátili ze zimní dovolené a mohou být zaskočeni enormním přívalem nevyřízené pošty.

Předtím, než se pustíte do vyřizování pošty, rozdělte si e-maily podle priorit.

Návrat do pracovního prostředí může být pro mnohé šokující. Při práci s poštovním klientem si totiž neumí stanovit priority, chovají se nekoncepčně, chaoticky, a dostávají se tak do zbytečného stresu. Přitom jen stačí dodržovat několik pravidel timemanagementu, třídit poštu podle priorit a naučit se využívat chytré funkce poštovního klienta.

Stanovte si priority

Základní pravidlo z hlediska timemanagementu pro práci s poštou zní: Předtím, než se pustíte do vyřizování pošty, rozdělte si e-maily podle priorit.

Nejprve eliminujte ty, které nejsou určeny vám, pak zjistěte, zda se jedná o informaci, nebo úkol, a nakonec určete důležitost a naléhavost jednotlivých zpráv. Jinou důležitost má příchozí pošta od šéfa, jinou od obchodních partnerů a jinou ta od kolegů.

Na základě stanovených priorit si následně rozvrhněte práci do několika dnů a poté na e-maily postupně reagujte. Snaha okamžitě odpovědět na všechny zprávy bez ohledu na jejich důležitost nemá smysl.

Na druhou stranu, pokud si odpověď na e-mail nevyžádá více než tři minuty, je efektivnější poštu vyřídit hned.

Pomůže i  "chytrý" telefon

V trochu jiné situaci budou při návratu do zaměstnání ti, kteří na úkor úplného odpočinku i na dovolené kontrolují pracovní poštu pomocí chytrého telefonu. Pokud jej mají synchronizovaný s poštovním klientem, mohou reagovat na skutečně naléhavé e-maily třeba z přímořské pláže a třídit je průběžně.

Trendem poslední doby je synchronizace poštovního klienta s chytrým telefonem a přesun práce ke cloudovým aplikacím, které využívají virtuální úložiště dat. Zejména topmanažeři si takto udržují přehled o dění ve firmě a snadněji se při návratu do zaměstnání adaptují na vzniklou situaci.

Poštovní klient ušetří čas

Všechny poštovní systémy, mezi něž patří například Outlook, Lotus Notes nebo Gmail, mají podobné funkce. K těm základním patří například třídění pošty, značení e-mailů, automatizování úkolů nebo klávesové zkratky. Uživatel by se měl naučit tyto funkce využívat, ušetří tím spoustu času.

Pokud se rozhodnete zlepšit organizaci vašeho poštovního klienta a chcete mít vždy přehledně roztříděnou poštu, musíte provést několik kroků.
Nejprve si vytvořte vhodné složky, které můžete pojmenovat dle vašich momentálních potřeb – například Šéf, Obchodní partneři, Investoři a podobně. Do každé tematické složky vám bude přicházet konkrétní druh e-mailů od konkrétních odesílatelů.

Používejte klíčová slova

Jinou efektivní možností je selekce pošty podle určitých klíčových slov. Pokud název e-mailu či jeho text obsahuje určitá klíčová slova, pak se automaticky zařadí do konkrétní složky. Aby se tak ale skutečně dělo, musíte nejdříve vytvořit pravidlo, podle něhož se bude veškerá příchozí pošta od konkrétního odesílatele automaticky přesouvat do předem připravených a pojmenovaných složek.

Další praktickou pomůckou při práci s e-maily je třídění pošty podle barev.

Odpověď e-mailem není dogma

Z hlediska timemanagementu není nutné na každý e-mail odpovídat elektronicky. Záležitost, která se dá vyřídit během několikaminutového rozhovoru po telefonu, mnohdy řeší dva lidé půl dne. Každá strana stráví minimálně dvacet minut pouhým vyjasňováním jednotlivých aspektů řešeného problému. Než se dostanou k cíli e-mailové komunikace, uplynou celé hodiny.

Nedělejte proto z odpovídání formou e-mailů dogma a uvědomte si, že internetová komunikace je pouze prostředek k dosažení cíle, nikoli cíl samotný. Jinými slovy, technické prostředky nemohou nahradit lidskou komunikaci.

(Autor pracuje jako lektor počítačové školy Gopas)