E-maily mají za úkol především informovat, proto by měly vždy obsahovat výstižně vyplněný předmět. Nemusí jít jen o jedno slovo, nejdůležitější je, aby adresátovi bylo hned jasné, co je obsahem zprávy a co po něm asi bude odesílatel zprávy chtít.

E-mail není román na pokračování

Správný e-mail by měl být stručný, příliš dlouhé texty snižují adresátovu pozornost a ten musí jednu zprávu často číst několikrát, než si ujasní, oč vlastně v ní vlastně jde. Pisatelé e-mailů by si měli dát pozor na délku vět a na množství užitých cizích slov.

Sáhodlouhé slovní výlevy, prošpikované nadměrným množstvím cizích výrazů, spíš než o vzdělanosti a brilantních spisovatelských schopnostech pisatele, svědčí o neschopnosti „vymáčknout se.“

Rizika hromadné korespondence

Jeden e-mail nemusí být určen jen jedné osobě, někdy je třeba, aby si jej přečetlo více lidí. A tak se jeho kopie rozešle na všechny strany. Než k tomu ale dojde, není na škodu se trochu zamyslet - opravdu si onu zvěst musí přečíst všichni zamýšlení adresáti?

Zvažte dobře, zda je formulace vaší mailové zprávy přípustná pro všechny adresáty. Často se stane, že chcete přeposlat pouze svůj osobní komentář odpověď jednomu ze skupiny adresátů, ale omylem ho pošlete všem, načež si vaši odpověď vychutnají všichni. To, jak moc nepříjemná může být dohra takovéhoto přehmatu, lze snadno domyslet.

A jedna rada na závěr…

Nikdy nevíte, kdo všechno může do vašeho e-mailu „vidět“, zejména, jde-li o pracovní mailbox. Proto hodně zvažte, co komu posíláte a zda je nutné nechávat v nepracovních e-mailech i všechny předchozí adresáty, přes které se k vám to „tolik legrační video“ dostalo. Myslete i na to, ze v názvu vaší e-mailové domény je v podstatě ukryta adresa vašeho zaměstnavatele.

Vůbec nejlepší je privátní a pracovní korespondenci oddělit. Na legrácky si založte mailbox někde na freemailu, nebo si za pár korun pořiďte vlastní originální doménu a mailujte si co chcete, s kým chcete, a to zcela dle libosti.