Vývoj informačních a komunikačních technologií umožnil celé řadě pracovníků fungovat i mimo podnikové kanceláře. Efektivní pomůckou těchto jedinců jsou mobilní terminály (notebooky, mobilní telefony, PDA, atd.). Přesto však i tito pracovníci potřebují nárazově k jednání s klienty a zajištění svého provozu patřičně vybavené kancelářské prostory.

Jak vyřešit tento požadavek, aniž by firma či jedinec museli celoročně platit nákladný pronájem kancelářských prostor? Kupodivu řešení existuje a není zase až tak složité. Poptávka na trhu umožnila vznik fenoménu tzv. virtuální kanceláří, které jsou operativně k dispozici velké řadě firem ve stovkách míst po celém světě.

Vizionářem přes postel

"Nemám kancelář a kdybych ji měl, nedokázal bych v ní pracovat," tvrdí zakladatel a CEO společnosti Regus Mark Dixon. Stojí v čele firmy, která je největší poskytovatel a průkopník řešení pracovního prostoru, a sám je dokonalou ilustrací výhod tohoto řešení. Když jako 28letý vyrazil služebně do Bruselu, musel tam pracovat v hotelové posteli. Právě tam ho napadlo, že by mohl lidem na cestách zajistit funkčnější pracoviště.

Postupně vyvinul vizionářský koncept outsourcingu, který mění pohled firem na jejich kancelářské a ubytovací potřeby. V roce 1989 otevřel Regus v Bruselu první administrativní centrum, aby jich do dnešního dne zprovoznil 950 v celkem 70 zemích světa.

Virtuální kancelářská realita

Svým klientům poskytuje tato síť virtuální kanceláře na strategických adresách a umožňuje jim řízení jejich aktivit na dálku. Podle zvoleného programu pracovníci společnosti přijímají a řeší telefonní hovory v místním jazyce, zařizují komunikaci po celém světě, přijímají vzkazy podle pokynů klientů a důvěrně zpracovávají jejich faxy a korespondenci.

Klient má mimo toho přístup ke všem službám, včetně podpory technických a administrativních týmů. K dispozici jsou mu kanceláře a plně vybavené zasedací místnosti - na hodiny či dny, přesně podle jeho potřeb.