Třeba e-mail doručený na e-mailovou adresu obecného charakteru, například info@firma.cz, je už podnikovou poštou. „Do e-mailové schránky, která má obecnou povahu, může zaměstnavatel nahlížet bez omezení,“ potvrdila Právu právnička Lucie Drahovzalová z kanceláře Braun Partners.

„Soukromý e-mail zaměstnance smí zaměstnavatel otevřít a přečíst pouze výjimečně, v zájmu ochrany svých práv, především tehdy, jestliže je zřejmé, že se jedná o pracovní e-mail, tj. lze-li tento závěr učinit na základě údajů uvedených v hlavičce, a jestliže je pravděpodobné, že z objektivních důvodů, jako je dlouhodobá nemoc zaměstnance, by k jejímu vyřízení zaměstnancem mohlo dojít natolik pozdě, že by zaměstnavatel mohl utrpět újmu na svých právech,“ konstatoval Úřad pro ochranu osobních údajů.

Lze například zaměstnancům nařídit, aby pro případ své nepřítomnosti ustanovili někoho ze svých kolegů jako osobu, která je oprávněna ke vstupu do jeho e-mailové schránky. Takto zmocněná osoba bude oprávněna disponovat s nově příchozí poštou, tzn. může ji tzv. přeposlat, uložit či jinak zpracovat.

Zaměstnancova pošta je tabu i po propuštění

„Zaměstnavatel nadále není oprávněn běžně disponovat s obsahem e-mailové schránky propuštěného zaměstnance,“ připomíná právnička. Co když ale e-mailová schránka obsahuje důležitou poštu s informacemi nutnými pro řádné splnění závazků zaměstnavatele? Veškerou obchodní korespondenci lze podle ní ukládat na předem určené místo, například na server.

Další možností, kterou lze zvolit, je sepsání písemného prohlášení odcházejícího zaměstnance, že schránka neobsahuje žádnou soukromou poštu, a zaměstnavatel je tudíž oprávněn do ní vstupovat a s jejím obsahem disponovat.

 

Zaměstnavatel za běžné situace není oprávněn sledovat, monitorovat a zpracovávat obsah korespondence svých zaměstnanců.Lucie Drahovzalová, právnička

 

Běžný zaměstnavatel smí u svých pracovníků sledovat pouze počet příchozích a odchozích e-mailů včetně hlavičky.

Jen zaměstnavatelé, u nichž je dán závažný důvod vyplývající ze zvláštní povahy činnosti, třeba orgány činné v trestním řízení, smějí zavést širší kontrolní mechanismy včetně kontroly elektronické pošty. Takový zaměstnavatel však musí zaměstnance o kontrole přímo informovat.

„Zaměstnavatel za běžné situace není oprávněn sledovat, monitorovat a zpracovávat obsah korespondence svých zaměstnanců, protože by tím mohl narušit soukromí zaměstnance na pracovišti či listovní tajemství,“ zdůraznila Drahovzalová.

Sice platí, že zaměstnanec nesmí bez souhlasu zaměstnavatele „užívat pro osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky“, ale nelze zaměstnanci nařídit, aby u své zaměstnavatelem přidělené e-mailové adresy, která bývá v mnoha případech zveřejněna na webových stránkách společnosti, zabránil přijímání soukromé pošty od jiných osob.