"Předpokládáme, že jak podnikatelé, tak i úřady a instituce se do systému datových schránek budou přihlašovat postupně,“ uvedl náměstek ministra vnitra pro veřejnou správu Zdeněk Zajíček.

Pro přechodnou čtyřměsíční fázi vnitro počítá i se zachováním běžné papírové pošty. "V praxi se tak může stát, že s jedním úřadem si po tu dobu bude podnikatel dopisovat elektronicky a s jiným papírově,“ připustil Zajíček.

Obálka s oranžovým pruhem

Podnikatelé by měli dostat hned po 1. červenci obálky s oranžovým pruhem a logem datových schránek. Ty budou obsahovat přístupové kódy, tedy uživatelské jméno a heslo pro vstup do schránky.

Na rozdíl od běžné doporučené pošty budou dopisy s upozorněním v případě neúspěšného doručení uloženy na příslušné poště celých 90 dnů a adresát dostane celkem čtyři výzvy k jejich vyzvednutí.

Samotné datové schránky by v té době už měly být automaticky zřízeny pro každou právnickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku. Uživatelé nebudou potřebovat ani elektronický podpis. Právnické osoby neuvedené v obchodním rejstříku budou muset o zřízení schránky požádat buď na ministerstvu vnitra, nebo kterémkoli z tří tisíc Czech pointů na úřadech a poštách po celé republice. Bezplatně jim pak bude zřízena do tří pracovních dnů od podání žádosti.

Podnikatelé by si však měli dát pozor, protože od 1. listopadu už jim bude chodit úřední pošta jen do datových schránek. Po deseti dnech pak bude zásilka považována za doručenou.

Stejnou možnost pro komunikaci s úřady budou mít i občané nebo živnostníci, pro ně však zřízení datových schránek není povinné.

Schránky budou mít širší využití

Které instituce už na datové schránky najely a které ne, zjistí uživatel z nabídky, která mu automaticky naběhne v počítači po přihlášení do systému. Potenciální příjemci elektronické pošty se mu totiž zobrazí v adresáři.

Protože seznam všech úřadů a institucí je široký, lze v něm vyhledávat fulltextovým zadáním názvu nebo jeho části. Celý systém věrně připomíná práci s běžnou e-mailovou schránkou. Repertoár služeb poskytovaných prostřednictvím datových schránek se bude v průběhu příštích let rozšiřovat.

"Vzpomeňte si, co uměly před deseti lety mobilní telefony a jaké funkce mají dnes,“ srovnává generální ředitel České pošty Petr Sedláček.

Vedle formulářů, které si uživatel může stáhnout přímo z nabídky jednotlivých úřadů ve formátu PDF, umožní datová schránka také rozesílání příloh ve všech běžných textových a obrazových formátech s výjimkou samospustitelných souborů typu exe nebo komprimovaných souborů jako jsou zip.

Od 1. července 2010 pak budou moci datové schránky využívat i podnikatelé k obchodní komunikaci mezi sebou, zejména pokud jde o zasílání faktur a dokumentů, které svou povahou vyžadují ověřitelné doručení.

Vyjde to levněji

Při cenách datových zásilek, které v závislosti na množství odeslaných zpráv postupně klesnou z počátečních 17,90 korun na 9,90 korun za jeden elektronický dopis, bude elektronická komunikace pro firmy výhodnější než doporučený dopis.

Při vzájemném dopisování podnikatelů bude náklady hradit odesilatel, komunikaci s úřady zaplatí stát. Obce i občané ji budou mít zdarma.