Zaměstnavatel mě vyslal na lékařskou konferenci do New Yorku. Vzhledem k tomu, že život v tomto městě je dost drahý, požádal jsem ho o zálohu v USD. Zaměstnavatel mi odpověděl, že zálohy vyplácí pouze v korunách a předpokládaná cena pracovní cesty nedosáhne limitu, který stanovil ve vnitřním předpisu pro vyplácení záloh.

Druhy cestovních náhrad

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při vyslání na pracovní cestu náhrady, jimiž se v případě zahraniční pracovní cesty rozumí náhrada (i) jízdních výdajů, (ii) výdajů za ubytování, (iii) stravovací výdaje v cizí měně, (iv) nutné vedlejší výdaje, případně (v) jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny, trvá-li pracovní cesta déle než měsíc.

Záloha na cestovní náhrady

Zaměstnavatel ze zákona musí zaměstnanci poskytnout před pracovní cestou přiměřenou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Tuto zálohu mu zaměstnavatel nemusí poskytnout pouze v případě, pokud se s ním takto dohodne. Jednostranná úprava ve vnitřním předpisu zaměstnavatele omezující poskytování záloh je proto neplatná, protože je v přímém rozporu se zákonem.

Po návratu z pracovní cesty musí zaměstnanec do 10 pracovních dnů předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a vrátit mu nevyúčtovanou zálohu.

V případě, že záloha nepokryla všechny (oprávněné) výdaje zaměstnance na pracovní cestě, nebo mu po dohodě se zaměstnavatelem nebyla poskytnuta, zaměstnavatel musí provést vyúčtování pracovní cesty a vyplatit zaměstnanci cestovní náhrady do 10 pracovních dnů od předložení potřebných dokladů.

Poskytnutí zálohy v cizí měně

Na poskytnutí zálohy na cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě v cizí měně není automaticky nárok (s výjimkou zálohy na stravné – viz níže), ale zaměstnanec se na tom může se zaměstnavatelem dohodnout. Tuto zálohu lze také poskytnout formou cestovního šeku nebo zapůjčením platební karty.

Výjimkou jsou stravovací výdaje, které je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci za každý den trvání zahraniční pracovní cesty vždy v cizí měně. Náklady na stravování navíc zaměstnanec nemusí zaměstnavateli prokazovat. Výši zahraničního stravného stanoví každoročně vyhláškou Ministerstvo financí (pro rok 2013 vyhláškou č. 392/2012 Sb.).

Shrnutí

Zaměstnavatel vám musí před nástupem na zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Této povinnosti se může vyhnout pouze, pokud se tak s vámi dohodne. Zálohu v cizí měně (s výjimkou zálohy na stravné) vám však zaměstnavatel poskytnout nemusí.

Odpovídali  Tomáš Neuvirt a Lucie Neuvirtová z advokátní kanceláře Randl Partners, člen Ius Laboris

Máte nějaký dotaz z oblasti vztahů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem? Stručně jej popište a zašlete na e-mail kariera@novinky.cz. Pokusíme se všechny dotazy přečíst a ty nejzajímavější najdete v rubrice Kariéra i s odpověďmi renomovaných odborníků. Nepište ale přímo na adresu advokátní kanceláře, kterou vidíte v tomto textu! Agendu spojenou s dotazy do Poradny vyřizuje pouze redakce Novinek.cz.